Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

Punchlister BV, met maatschappelijke zetel te Nijverheidstraat 7A/201, 9160 Lokeren, België, ingeschreven onder het ondernemingsnummer BE 1039.812.878 (“Punchlister”, “wij”). Dit beleid legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens op deze website en in de Punchlister-app (app.punchlister.ai), in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Voor de gegevens die je via deze website met ons deelt en voor je gebruikersaccount zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de projectgegevens die je bedrijf in Punchlister zet (zoals voice notes, berichten, e-mails en documenten) is je bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die gegevens in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden.

Voor vragen over dit beleid of over je gegevens kan je ons bereiken op hello@punchlister.ai.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Via deze website

Wanneer je een demo aanvraagt of een account aanmaakt, verzamelen wij de gegevens die je zelf invult:

• Naam (voor- en achternaam)
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer
• Eventuele boodschap die je optioneel meegeeft bij een demo-aanvraag
• Wachtwoord bij een account, dat enkel gehasht bewaard wordt zodat niemand het kan lezen

Wanneer je de app gebruikt

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en je rol in projecten.
• Projectinhoud: wat jij en je collega’s aan een project toevoegen, zoals voice notes en hun transcripties, WhatsApp-berichten, e-mails aan het project, foto’s, documenten, en wat de app daaruit opbouwt (bijvoorbeeld meerwerken, openstaande beslissingen en to-do’s). Die inhoud kan persoonsgegevens bevatten van anderen die bij het project betrokken zijn, zoals onderaannemers of de bouwheer.
• Gekoppelde accounts: als je een Microsoft 365- of Gmail-account koppelt, de e-mails en bestanden die de app daaruit leest. Voor Gmail, zie punt 7.
• Gebruiksgegevens: hoe je de app gebruikt (bezochte pagina’s, aangeklikte knoppen) en sessie-opnames, waarin alles wat je in invoervelden typt gemaskeerd wordt.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en toestelinformatie in serverlogs, kort bewaard voor beveiliging en foutopsporing.

Wij vragen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of biometrische gegevens). Advertentiecookies gebruiken wij enkel op onze campagnepagina, en alleen met je toestemming (zie cookies).

3. Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

De gegevens van deze website gebruiken wij om:

• contact met je op te nemen over je demo-aanvraag of je interesse in Punchlister;
• je vragen te beantwoorden;
• indien relevant, een vervolgafspraak in te plannen;
• het account van je bedrijf aan te maken wanneer je je registreert.

De gegevens in de app gebruiken wij om:

• de dienst te leveren: voice notes, berichten, e-mails en documenten te verwerken, het dossier van elk project bij te werken en het project doorzoekbaar te maken;
• de berichten te versturen die de app aan jou of namens jou stuurt, zoals uitnodigingen, meldingen en WhatsApp-updates;
• support te geven, en de dienst veilig en werkend te houden;
• te begrijpen hoe de app gebruikt wordt, zodat we hem kunnen verbeteren;
• onze eigen herkennings- en classificatiemodellen te verbeteren, met gepseudonimiseerde gegevens waar dat technisch mogelijk is, zoals beschreven in artikel 11 van onze algemene voorwaarden. Je bedrijf kan dit uitsluiten. Gegevens die wij via Google API’s ontvangen, worden hier nooit voor gebruikt (zie punt 7).

Wij sturen geen nieuwsbrieven, geen marketingmails en geen ongevraagde commerciële berichten, en wij verkopen je gegevens niet door.

4. Wat is de juridische basis?

Voor de formulieren op deze website verwerken wij je gegevens op basis van je uitdrukkelijke toestemming (artikel 6.1.a AVG), die je geeft door het formulier in te vullen en te versturen, en op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) om jouw aanvraag op te volgen.

Voor je account en je gebruik van de app steunen wij op ons gerechtvaardigd belang en dat van je bedrijf (artikel 6.1.f AVG) om de dienst te leveren waarvoor je bedrijf gekozen heeft, die veilig te houden en te verbeteren. Ben je zelf partij bij de overeenkomst, dan steunen wij op de uitvoering van die overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). Voor projectgegevens die wij in opdracht van je bedrijf verwerken, bepaalt je bedrijf de juridische basis.

5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Aanvragen via deze website: tot maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij je ons vraagt om ze eerder te verwijderen of er een commerciële relatie tot stand komt waarbij een langere bewaartermijn (bv. boekhoudkundig of contractueel) verplicht is.
• Accountgegevens en projectinhoud: zolang je account en het project in Punchlister bestaan, en uiterlijk tot het einde van de overeenkomst met je bedrijf. Daarna kan je bedrijf zijn gegevens nog 30 dagen exporteren; vervolgens verwijderen wij ze binnen 60 dagen, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren of wat al geanonimiseerd is.
• Gebruiksgegevens en sessie-opnames: een beperkte periode, waarna ze automatisch verwijderd worden.
• Serverlogs: een korte periode, voor beveiliging en foutopsporing.
• Gmail-berichten: zie punt 7.

6. Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen je gegevens enkel met de hieronder vermelde dienstverleners, en alleen in de mate dat dit nodig is om de website en de app te laten werken. Zij verwerken de gegevens uitsluitend volgens onze instructies. Binnen een project is de inhoud ook zichtbaar voor je collega’s en de andere leden van dat project.

Enkele van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven, steunen wij op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Gebruik van Google-gebruikersgegevens (Gmail)

Als je een Gmail-account aan Punchlister koppelt, vraagt Punchlister alleen-lezen toegang tot je Gmail-berichten (gmail.readonly) en tot je basisprofiel (naam en e-mailadres).

Wat we inzien. Nieuwe berichten die na het koppelen in je Gmail-inbox binnenkomen, met onderwerp, afzender, inhoud en bijlagen. Berichten in je tabbladen Promoties en Sociaal lezen we niet, en we versturen, wijzigen of verwijderen nooit e-mails.

Hoe we ze gebruiken. Elk nieuw bericht wordt automatisch geanalyseerd om te bepalen of het over een van de bouwprojecten van je bedrijf gaat. Berichten die daar niet over gaan, laten we meteen los zonder ze te bewaren. Berichten die er wel over gaan, worden bewaard in dat project in Punchlister, waar jij en je collega’s op het project ze kunnen zien, en worden gebruikt om het dossier van het project bij te werken (bijvoorbeeld meerwerken, openstaande beslissingen en to-do’s). Tekst uit bijlagen wordt bewaard zodat je ze binnen het project kan doorzoeken.

Wie ze verwerkt. Enkel de dienstverleners die nodig zijn om deze functie te leveren: Supabase (database en opslag), Vercel (hosting), Anthropic (AI-analyse van de inhoud van berichten) en OpenAI (zoekindexering van tekst uit bijlagen). Deze dienstverleners verwerken de gegevens uitsluitend volgens onze instructies en gebruiken ze niet om hun modellen te trainen.

Wat we niet doen. We verkopen geen Google-gebruikersgegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om algemene AI- of machine-learningmodellen te trainen. Ze vallen ook buiten de modelverbetering uit punt 3. Medewerkers van Punchlister lezen je berichten niet, behalve met jouw toestemming, wanneer dat nodig is om veiligheidsredenen of om aan de wet te voldoen.

Bewaring en verwijdering. Bewaarde projectberichten blijven bewaard zolang het project in Punchlister bestaat. Je kan Gmail op elk moment ontkoppelen via je Google-account, onder Beveiliging → Je verbindingen met apps en services van derden (myaccount.google.com/connections); daarna ontvangen wij geen nieuwe berichten meer. Wil je bewaarde berichten laten verwijderen, mail dan naar hello@punchlister.ai.

8. Cookies

Deze website gebruikt geen analytics-software die jouw individuele gedrag volgt. Strikt noodzakelijke technische cookies (bv. voor de werking van het hostingplatform) kunnen kortstondig geplaatst worden. Hiervoor is geen toestemming vereist onder de cookiewetgeving.

Op onze campagnepagina (punchlister.ai/start), waar bezoekers van onze advertenties op Facebook en Instagram terechtkomen, gebruiken we de Meta-pixel, maar enkel als je daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. De pixel plaatst dan cookies (zoals _fbp en _fbc) en meldt aan Meta dat je de pagina bezocht en eventueel een demo aanvroeg. Zo zien we welke advertenties werken en kan Meta onze advertenties tonen aan vergelijkbare bedrijven. Weiger je, dan wordt de pixel niet geladen. Je keuze wijzig je via "Cookie-instellingen" onderaan die pagina. De juridische basis is je toestemming (art. 6.1.a AVG); Meta is voor zijn eigen verwerking zelf verantwoordelijk (zie het privacybeleid van Meta).

De app (app.punchlister.ai) bewaart in je browser wat nodig is om je ingelogd te houden. Daarnaast gebruikt de app PostHog om te meten hoe de app gebruikt wordt en om sessies op te nemen, waarbij alles wat je in invoervelden typt gemaskeerd wordt. PostHog plaatst daarvoor een cookie of bewaart een identificatie in je browser.

Indien we in de toekomst analytics aan andere pagina’s van deze website toevoegen, passen we dit beleid aan en vragen we je vooraf om je toestemming via een cookiebanner.

9. Welke rechten heb je?

Je hebt onder de AVG / GDPR de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage — je kan opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Recht op verbetering — je kan onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden") — je kan vragen om je gegevens te wissen.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens.
• Recht op bezwaar tegen de verwerking.
• Recht om je toestemming in te trekken, op elk moment.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je ons op hello@punchlister.ai. Wij reageren in principe binnen 30 dagen. Gaat je verzoek over projectgegevens die wij in opdracht van je bedrijf verwerken, dan bezorgen wij het aan je bedrijf of behandelen we het in overleg met hen.

10. Klacht indienen

Als je vindt dat wij je gegevens niet correct verwerken en je komt er met ons niet uit, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

11. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Het verkeer met deze website en de app verloopt versleuteld via HTTPS. Toegang tot je gegevens is intern beperkt tot wie ze nodig heeft om de dienst te leveren, support te geven of je aanvraag op te volgen.

12. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld om het te laten aansluiten bij nieuwe regelgeving of bij wijzigingen in onze dienstverlening. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met een bijgewerkte datum bovenaan.